Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế
- Thay thế hóa đơn
Căn cứ Điều 19 của Nghị định 123/2020 NĐ-CP (được sửa đổi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
– Các trường hợp hóa đơn cần làm thay thế:
❌ Sai mã số thuế người mua → Phải lập hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
❌ Sai thuế suất, số tiền, tiền thuế, đơn giá, thành tiền → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận.
❌ Sai mặt hàng, quy cách, số lượng, đơn vị tính → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận.
❌ Sai mã hàng hóa, mã vạch, thông tin kỹ thuật → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuẫn.
– Số lần lập hóa đơn thay thế
Nếu hóa đơn đã lập bị sai → được lập hóa đơn thay thế
Sau khi đã thay thế, nếu hóa đơn thay thế tiếp tục phát hiện sai → được lập hóa đơn thay thế tiếp theo
Việc thay thế có thể xảy ra nhiều lần, miễn là có sai sót thực tế và thực hiện đúng quy định
– Thời gian thay thế hóa đơn: Phát hiện sai lúc nào → lập hóa đơn thay thế lúc đó
Ảnh hưởng đến kê khai thuế
- Nếu hóa đơn gốc chưa kê khai thuế
👉 Kê khai theo hóa đơn thay thế - Nếu hóa đơn gốc đã kê khai thuế
👉 Kê khai điều chỉnh tại kỳ phát sinh hóa đơn thay thế, không điều chỉnh ngược kỳ cũ
– Thao tác thay thế hóa đơn trên phần mềm:
Bước 1: Chọn hóa đơn cần thay thế->nghiệp vụ->thay thế
Bước 2: Điền nội dung thông tin hóa đơn theo thông tin hóa đơn đúng anh/chị mong muốn. Thêm dòng ghi chú diễn giải lý do thay thế nếu cần
Bước 3 : Nhấn nút “xem trước” để xem hóa đơn đã đúng chưa
Bước 4: Tắt chế độ xem trước, sửa nếu sai. Rồi “Lưu và ký”
Quý khách hàng cần kiểm tra lại tình trạng hóa đơn sau khi ký
Hệ thống sẽ hỗ trợ tạo Biên bản thay thế hóa đơn, xem hướng dẫn tại https://nc-ca.com.vn/huong-dan-su-dung-hddt/huong-dan-xu-ly-sai-sot/huong-dan-lap-ky-bien-ban-dieu-chinh-thay-the/
2. Điều chỉnh hóa đơn
Căn cứ Điều 19 của Nghị định 123/2020 NĐ-CP (được sửa bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
+Điều chỉnh hóa đơn trong các trường hợp:
❌ Sai thuế suất, số tiền, tiền thuế, đơn giá, thành tiền → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận.
❌ Sai mặt hàng, quy cách, số lượng, đơn vị tính → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận.
❌ Sai mã hàng hóa, mã vạch, thông tin kỹ thuật → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận.
+ Số lần điều chỉnh: Người bán có thể lập nhiều hóa đơn điều chỉnh cho cùng một hóa đơn gốc nếu tiếp tục phát hiện sai sót ở các thời điểm khác nhau
+ Thời gian điều chỉnh hóa đơn:
➡️ Khi lập hóa đơn điều chỉnh, bạn xác định ngày lập hóa đơn điều chỉnh trước hết phải phù hợp với thời điểm thực tế điều chỉnh sai sót (tháng/quý điều chỉnh thuế)
➡️ Không có quy định rằng hóa đơn điều chỉnh phải lập trong một “khoảng thời gian chặt chẽ” riêng biệt, tuy nhiên doanh nghiệp nên lập hóa đơn điều chỉnh sớm nhất có thể sau khi phát hiện sai sót để kê khai thuế đúng kỳ
-Thao tác điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm
Bước 1: Chọn vào hóa đơn cần điều chỉnh->nghiệp vụ->điều chỉnh
Bước 2: Chọn mục hàng hóa để danh mục hàng hóa cũ hiện ra-> tích chọn dòng cần điều chỉnh và ấn đồng ý
Bước 3: Thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh, thêm diễn giải để giải thích hoặc ghi chú nội dung điều chỉnh.
Bước 5: “Xem trước” hóa đơn để kiểm tra lại nội dung hóa đơn. Khách hàng có thể sửa lại nếu cần thiết hoặc thực hiện thao tác “Lưu ” để lưu lại hóa đơn gửi Bên mua xem trước hoặc “Lưu và ký” khi hóa đơn đã chính xác.
Quý khách hàng cần kiểm tra lại tình trạng hóa đơn sau khi ký
Hệ thống sẽ hỗ trợ tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn, xem hướng dẫn tại https://nc-ca.com.vn/huong-dan-su-dung-hddt/huong-dan-xu-ly-sai-sot/huong-dan-lap-ky-bien-ban-dieu-chinh-thay-the/
